Export Import ACCURATE5 dan RENE2 Metode Sinkronisasi Offline

Sebagai Ilustrasi, PT CUPE WOKWOW (PT CW) adalah perusahaan retail pengguna Accurate versi 5. PT Cupe Wokwow menggunakan Accurate sebagai program pembukuan atau Accounting di kantor pusat di daerah Karet Jakarta Pusat. Selain Memiliki kantor pusat, PT CW juga memiliki cabang penjualan berupa toko di Kelapa gading dan di Pondok Indah. Untuk toko-toko tersebut menggunakan RENE POS sebagai program kasir penjualan di Toko.

Berhubung RENE POS adalah program POS berbasis Desktop yang tidak bisa online antar beda lokasi, maka transaksi dari toko-toko tersebut setiap hari dikirim oleh Toko ke Pusat menggunakan Email. Accounting di kantor pusat mendownload transaksi yang dikirim melalui email tersebut dan mengimportnya kedalam program Accurate di pusat. Dari kedua toko tersebut datanya diimport kedalam satu database Accurate menjadi satu. Karena ada 2 lokasi toko, maka penjualan tersebut akan dibedakan menjadi penjualan masing-masing toko sehingga dapat diketahui juga Laba rugi per toko meskipun datanya disatukan di data Accurate Pusat. Lalu bagaimana settingnya, agar penjualan bisa dibedakan berdasarkan penjualan masing-masing toko? Berikut langkah-langkahnya:

Catatan: Fitur ini hanya bisa didapatkan jika menggunakan Accurate Deluxe dan Accurate Enterprise, Sedangkan Accurate Standard tidak ada fitur ini

SETTING PERSIAPAN

LANGKAH 1: Setting ID Cabang (Branch ID)

DI KANTOR PUSAT

Buka Accurate Seperti biasa, Lalu Login dengan User Name : SUPERVISOR

Setelah berhasil login, Klik Setup(Persiapan) | Company Info(Informasi Perusahaan). Masukkan Kode Toko dari masing-masing toko. Untuk melihat Kode Toko dari masing-masing toko, silahkan Buka Rene Setup di Masing-masing Toko

DI TOKO

Buka Rene Setup

Klik Start | All Programs | CPSSoft | RENE | RENE SETUP

Setelah terbuka, Klik bagian Kasir maka akan terlihat Kode Tokonya

Untuk ilustrasi visualnya, silahkan perhatikan gambar berikut ini:


LANGKAH 2: Setting Departement

Dalam pembahasan ini, Cabang atau toko-toko akan kita jadikan sebagai Departement (Cost & Profit Center). Agar bisa memanfaatkan fitur departement, kita perlu mengaktifkan fitur Departement terlebih dahulu dengan cara:

Buka Accurate seperti biasa, Login dengan User Name: SUPERVISOR, Setelah berhasil login:

Klik Persiapan (Setup) | Preferensi(Preference) | Fitur (Feature)

Aktifkan Biaya & Laba Terpusat (Cost & Profit Center) dan aktifkan Multi Departement.

Perhatikan gambar berikut:


Setelah Fitur Departement Aktif, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan toko – toko kedalam daftar Departement. Tunjuan mendaftarkan toko-toko kedalam daftar departement adalah untuk mengidentifikasi penjualan masing-masing toko menjadi penjualan masing-masing Departement.

Untuk mendaftarkan nama-nama departement caranya sebagai berikut:

Klik Daftar(List) | Departement. Untuk mendaftarkan Departement silahkan Klik New (Baru).

Isi Kode Departement dan Nama Departement. Kita harus Fokuskan pada kode Departement, karena Kode Departement inilah yang nantinya akan mengidentifikasi penjualan masing-masing toko sebagai penjualan masing-masing departement dan bisa mengetahui Laporan Laba/Rugi masing-masing toko. Perhatikan Gambar berikut:


LANGKAH 3: Mendaftarkan Toko Sebagai Gudang Virtual

Toko-toko akan kita anggap sebagai Gudang. Hal ini untuk menampung Stok secara Virtual untuk masing-masing toko sehingga kita akan bisa melihat Stok masing-masing toko. Dan jika ada penjualan dari toko yang bersangkutan, maka catatan stok toko tersebutlah yang akan terpotong dan berkurang secara otomatis.

Untuk bisa memanfaatkan fitur ini, kita harus mengaktifkan fitur Multi gudang terlebih dahulu. Caranya Klik Persiapan(Setup) | Preferense (Preferences) | Fitur (Features)

Perhatikan Gambar Berikut:


Setelah fitur tersebut aktif, maka kita baru bisa mendaftarkan nama-nama toko sebagai gudang virtual sebagai berikut:

Mendaftarkan nama toko sebagai nama gudang. Klik Persediaan(Inventory) | Daftar Gudang (Warehouses)


Untuk melihat stok per toko klik Daftar(List) yang ada di atas | Pilih Persediaan (Inventory) | Barang per gudang (Items By Warehouses)
LANGKAH 4: Mendefinisikan Export Import Transaksi
Tujuan Pendefinisian atau Pemataan ini adalah untuk identifikasi secara otomatis jika ada transaksi yang terimport dari toko Kelapa gading maka akan masuk menjadi penjualan Toko Kelapa Gading. Begitu juga jika ada transaksi yang diimport dari Toko Pondok Indah maka otomatis akan menjadi penjualan Toko Pondok Indah.

Untuk memulai pemetaan silahkan klik Berkas (File) | Export Import Transaksi (Export Import Transaction)

Lalu klik Preferensi (Preferences)

Petakan Untuk Gudang dan Departement, sedangkan Pelanggan tidak perlu dipetakan. Perhatikan gambar berikut:

Sampai tahap ini Setting untuk persiapannya sudah selesai.

PROSES EXPORT DI RENE (DI TOKO)

Untuk Melakukan Export transaksi di Rene Toko, Maka admin di Toko bisa membuka Rene Administration dengan cara:
Klik Start | All Programs | CPSSoft | Rene | Rene Administration. Lalu Login dengan Password

Sebelum kita membahas Export Import Transaksi Rene ke ACCURATE, Di RENE kita perlu Daftarkan terlebih dahulu Mesin EDC yang digunakan untuk transaksi dengan kartu Sebagai berikut:


Masih di menu Perusahaan:

Kita bisa perhatikan gambar diatas. Untuk memulai Export data klik Perusahaan | Lalu Klik tanda Panah kecil yang ada di samping ACCURATE lalu pilih Offline. Maka akan tampil halaman setting seperti ini:







MERUBAH BRANCH ID DI FILE XML HASIL EXPORT

Sebelum File hasil Export dari Rene diimport ke database ACCURATE, Kita harus memodifikasi terlebih dahulu File hasil Exportnya.

Cari File Tersebut

Klik Kanan pilih Open With

Pilih Notepad


Setelah File Transaksi XML tersebut terbuka di Notepad, Repllace DEPTID>GENERAL dengan KODE TOKO Tersebut, Misalkan Toko Kelapa Gading Memiliki Kode TK1, maka DEPTID>GENERAL Repllace dengan DEPTID>TK1

Lalu klik Tutup dan Simpan, Maka FIle tersebut sudah siap diimport ke Data Accurate pusat dan akan otomatis menjadi Penjualan Dan Laba Rugi Toko Kelapa Gading.

Perhatikan gambar berikut


Mengimport FIle XML ke Database ACCURATE Pusat.

Setelah FIle XML hasil transaksi Rene Toko telah diubah BranchID nya, Saatnya mengimport kedalam ACCURATE Pusat.

Buka ACCURATE di Kamtor Pusat

Login dengan User Name : SUPERVISOR

Setelah berhasil Login Klik File (Berkas) | Export Import Transaction

Klik Import

Share:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Kirim

Postingan Populer

Entri yang Diunggulkan

Cara install RENE 2 - Minimum Spesifikasi Hardware Rene2

  Spesifikasi Minimum Hardware Pendukung RENE2 : Spesifikasi Stand Alone Client Server Operating Sistem Windows 2000, XP, Vista, 2003, Win7,...

Web Archive